Dilerseniz sizinle önce bir grup çalışanın konuşmasına misafir olalım.
Bütün gün çalışıyorum ama bir türlü işler yetişmiyor.... Haftanın en az 3 günü fazla mesai yapmak durumunda kalıyorum.
Sorma, bizde de işler çok yoğun. Birini bitirmeden biri geliyor. Nasıl yetişecek hiç bilmiyorum. Umarım hepsinden de tam verim beklemiyorlardır.
Herhalde en kötüsü benim durumum. 1 genel müdür, 4 tane de genel müdür yardımcısı var üzerimde. Her birinden ayrı ayrı iş geliyor. Anlayacağınız 7 kocalı Hürmüz oldum. Bir de üstüne günlük rutin işlerimi ekle... Hangisini yapacağımı bilmiyorum. Çalışmaktan eve gece yarısında dönüyorum valla. Bir gün çocuğum adımı unutursa hiç şaşırmam...
Son örnek biraz abartılı olmuş diyebilirsiniz ama biz çalışanların şikayetleri söz konusu olunca abartmada sınır tanımadığımız da bir gerçektir. Örnekteki konuşmalara daha dikkatli bakacak olurs bu cümleleri ya da benzerlerini bizler de mutlaka bir konuşma sırasında söylemişizdir. Yoğunluktan dolayı yetişmeyen işler, ya da acelece, üstün körü hazırlanmış raporlar, unutulmuş müşteriler .... Galiba artık bunlar hayatımızın bir parçası konumunda.
Şimdi biraz dürüst olup şu soruyu kendimize soralım. "Gerçekten bu kadar çok mu işimiz var?" Eğer iş hayatınızda bu gibi kaoslşarı çok sık yaşıyorsanız, acilen bu soruyu kendinize sormalı ve çözüm arayışlarına başlamalısınız. Bu soruya verilecek 3 cevap vardır. Gelin hepberaber bu cevaplara bir göz atalım.
Hayır, aslında bu kadar meşgul, yoğun değilim ancak iş yapar görünmek için iyi bir yol. Gece çıkarken müdürüm benim odamın ışığını açık görünce hep gelir ve takdir eder beni. Eh müdürün sevdiği çalışan da olmak önemli hani.
Evet, mesai saatlerim içerisinde tanımlanan işleri bitirmem mümkün değil. Üzerimde çok fazla görev ve sorumluluk var.
Hayır, dışarıdan bir gözle bakınca o kadar yoğun olmamam gerekir diye düşünüyorum ancak işe gidince sanki işler büyüyor, bir türlü bitmek bilmiyor.
Olası cevapları sıraladıktan sonra bu 3 cevap için de çözümler üretmeye çalışalım beraber.
Eğer cevabınız 1 ise söylenecek bir sözümüz yoktur. Sadece daha etik davranışlarla, gerçek üretkenliğiniz ile de müdürünüzü etkileyebileceğinizi bilin ve kendinize olan güveninizi biraz daha artırmaya çalışın. Unutmayın ki işini zamanında ve en doğru şekilde yapan kişi değerli çalışandır.
Eğer 2 nolu cevap sizin için geçerli olan ise size iki öneri de bulunabilirim. Birincisi Delegasyon. Ekibinize ve çevrenize daha dikkatli bakın. Çalışma arkadaşlarınızın özelliklerini kavramaya çalışın ve sizin üzerinizdeki işler ile bu özellikleri eşlemeye çalışın. En uyumlu eşlemeler ile hangi işi kime delege edebileceğinizi belirlemeye çalışın. Böylelikle ekibinizdeki arkadaşların da gelişmesini ve sorumluluk almasını sağlar, aynı zamanda zamanınızı biraz rahatlatmış olursunuz. İkinci önerim ise eğer delege edebileceğiniz başka bir çalışma arkadaşı bulamıyorsanız – iş yoğunluğu ya da departmanınızda başka çalışan olmaması – konuyu direkt olarak yöneticiniz ya da IK ile görüşün. Durumunuzu uygun bir dille aktarıp görev tanımınızın gözden geçirilmesini, iş yükünüzün olması gerekenin üzerinde olduğunu belirtin. Unutmayın ki ağır tempoda uzun dönem çalışamazsınız. Çünkü bu tempo zamanla sizin işten soğumanıza, veriminizin azalmasına neden olabilir.
Eğer cevbınız 3 nolu seçenek ise, yapacağınız işleri netleştirmenizi, iş yerinde harcağınız zamanı daha iyi planlamalısınız. İş yerinde harcadığımız zamanı nasıl yöneteceğimiz, en verimli şekilde nasıl kullnacağımız belki sorulduğu zaman "tabi canım ben çok iyi planlarım" dediğimiz ama asla uygulayamadığımız şeylerdir.
Nedir bu zaman yönetimi?
Zaman yönetimi, bazı davranışlar geliştirerek zamanınızı kontrol altına alma, zamanınız üzerindeki baskıları azaltma ve hedeflerinize uygun planlamadır. Zamanınızı iyi yöneterek hem iş hem de özel hayatınıza dair planlarınızı gerçekleştirebilir, hem de iş yerinde hissettiğiniz bunalma ve yorgunluk gibi duygulardan arınabilirsiniz.
Zamanımı nasıl yöneitirim?
Zaman yönetimini 3 aşamalı bir program olarak düşünebilirsiniz. İlk önce zamanımızı önceden nasıl kullandığımızı ANALİZ edeceğiz, ardından hedefler, öncelikler belirleyerek neler yapacağımızı çıkarmalı ve bu işlere göre ZAMAN PLANI yapmalıyız. Son olarak ta hazırladığımız plana ne kadar sadık kaldığımızı görmek için İZLEME ve DEĞERLENDİRME yapmamız gerekir. Şimdi gelin bu adımları tek tek incelemeye başlayalım.
ANALİZ:
Bir hafta not tutmaya hazır mısınız? Küçük bir not defteri alın kendinize ve kimsenin görmesine izin vermeden, 1 hafta boyunca yaptığınız her aktiviteyi zamanlarıyla beraber not edin. Analiz ne kadar sağlam verilere dayanır ise, planlama evresinde yapacaklarınızda o kadar anlamlı olacaktır. Be nedenle samimi bir şekilde işle ilgili ya da ilgili olmayan her şeyi not etmeye çalışın. Telefon görüşmelerinizin sıklığı, ne kadar sürdüğü, çay kahve molalarınız ve bu molalarda kimlerle beraber olduğunuz, odanıza ziyarete gelenler (işle ilgili ya da değil diye ayıramanızı öneririm), hangi işleri ne kadar sürede yaptığınız, öğle yemekleriniz vs...
Ortaya çıkacak olan bir haftalık analize bakarak, zamanınızı etkin mi kullanmışsınız ya da hedeflerinizi geliştirmeyen faaliyetlerle mi harcadığınızı görebilirsiniz. Ardından not aldığınız aktiviteleri genel başlıklar altında katagorilere ayırmaya çalışın. Örneğin hafta boyunca yaptığınız tüm toplantıları toplantılar başlığı altında biraraya getirin. Bu başlık altında hangilerinin sizin asıl görev tanımınız ve hedeflerinizle örtüştüğünü ve her biri için ne kadar zaman harcadığınız çıkarmaya çalışın. Böylelikle sizi birinci dereceden ilgilendirmeyen toplantı aktivitelerine ne kadar zaman harcadığınızı görebilirsiniz.
İş arkadaşlıklarınız hakkında da ilginç çıkarımlar ortaya çıkabilir. Mesela çok iyi anlaştığınız bir iş arkadaşınız siz daha yeni moladan gelmiş iken " haydi bir çay içerlim çok sıkıldım" dediğinde "hayır" diyemiyorsanız, siz yetiştirmeniz gereken bir rapor için uğraşırken bir arkdaşınız gelip size 10 dakika boyunca sabah işe gelirken yaşadıklarını anlatıyorsa bunları da oldukça samimi bir şekilde not edin. Bazı arkadaşlıklar sizin için çok değerli de olsa sizin zamanınızdan çalıyor, veriminizi azaltıyor olabilir. Analiz sonucunda kiminle nerede ne kadar zaman harcadığınızı da görmeye çalışın. Ve "hayır" demenin ne kadar önemli olduğunu anlamaya çalışın.
Şimdilik sizi analiz süresiyle başbaşa bırakayım. Haftaya hedef, görev tanımı ve iş önceliklerinin belirlmenmesi konusunda bir sohbetimiz daha olacak. Yaptığımız bu analizi nasıl plana dönüştürebileceğimiz üzerine önerilerimzi paylaşıyor olacağız.
Unutmayın bir günde her şeyi yaşayabileceğimiz 24 saat var ve bu gerçekten her şeyi yaşamamız için yeterli bir zaman.
